Tipps und Tricks - Artikelimport
Viele neue Nutzer von Warenwirtschaftssytemen denken, es wäre sehr umständlich seinen ganzen Artikelstamm und vielleicht auch noch den seiner Hauptlieferanten ins CAO zu bekommen.
Für jeden Artikel 2 Minuten macht bei 1000 Artikeln ca. 33 Stunden Arbeit…!
Es geht auch viel schneller. Es ist möglich seine Artikel in Excel vorzubereiten (oder man hat dieses schon, vielleicht auch von seinen Lieferanten), in eine CSV Datei umzuwandeln und das ganze in CAO zu importieren.
Auch Preisupdates können so eingepflegt werden. Inhaltsverzeichnis [Verbergen]
1 Allgemein
2 Häufige Importe über Profile
3 Import von Artikelbildern
4 Zuweisbare Felder in CAO 1.4 für Artikelimport
5 Häufige Probleme mit dem Import von CSV Dateien
5.1 Das Semikolon
5.2 Die Anführungszeichen
5.3 Die (unsichtbaren) Tab-Zeichen
5.4 Dezimalkomma und Dezimalpunkt
6 Tipps und Tricks
[bearbeiten] Allgemein
Die Artikel müssen als CSV-Datei vorliegen. Spaltennamen dürfen frei vergeben werden - dies wird später ohnehin angepasst. Wichtig ist allerdings die Hersteller-Artikelnummer, anhand derer CAO beim Import erkennt, ob es einen Artikel schon gibt. In diesem Fall wird er nämlich nicht angelegt, sondern aktualisiert.
Um die CSV-Datei zu importieren, klickt man in CAO bei den Artikeln im Menü Extras auf 'Import/Update'. Jetzt muss man die Datei und deren internes Format angeben (Trennzeichen, Kopfzeilen, Überschriften, …). CAO fragt nach, welche Felder wohin importiert werden sollen und welche Felder evtl. einen konstanten Wert erhalten.
Manchmal ist es wünschenswert, einige Werte umzurechnen. So kann es sein, dass sich der LANGTEXT aus zwei oder mehreren originalen Feldern ergibt. Da CAO selbst solche Operationen nicht anbietet, muss das CSV entsprechende Spalten aufweisen. Diese können aber mit Excel sehr leicht erzeugt werden.
CAO lässt die Freiheit, Artikelnummern aus dem CSV zu übernehmen. Will man das nicht, sind nach dem Import keine Artikelnummern vergeben. Bevor man die Artikel verwenden kann, müssen allerdings überall die Artikelnummern gesetzt sein. Einfache Abhilfe bietet die Funktion Artikelnummern vergeben, welche man im Menü Extras der Stammdaten Artikel findet. [bearbeiten] Häufige Importe über Profile
Im Import/Update-Fenster befindet siche auf der ersten Seite (Tab) unten „Profile“ welche es erlauben, getätigte Feldzuweisungen und den ganzen Rest zu speichern und jederzeit wieder zu laden.
Hierzu:
Alle Einstellungen treffen, wie gewohnt beim Import In das leere Eingabefeld neben "Profil speichern" einen Namen angeben Auf die nun aktive Schaltfläche "Profil speichern" klicken.
[bearbeiten] Import von Artikelbildern
Auch die immer wiederkehrende Frage nach den Artikelbildern, kann man per Artikelimport lösen. [bearbeiten] Zuweisbare Felder in CAO 1.4 für Artikelimport
Eine Übersicht über die Felder ist hier zu finden: Feldübersicht der Importfelder in CAO Diese Importfelder gelten nur für die Version 1.2!! Viele dieser Felder sind jedoch identisch. In Kürze wird es hier eine Übersicht der Importfelder für die 1.4 Version geben .
Einige dieser Felder dürfen nicht beliebig gesetzt werden, z.B. ARTNUM. [bearbeiten] Häufige Probleme mit dem Import von CSV Dateien
Die meisten Probleme die es beim Import von Artikeln oder Kunden gibt, weisen auf fehlerhaft vorbereitete Excel/CSV/txt Dateien hin. Auf einige dieser Probleme wollen wir nun hier eingehen, um viel Zeit und Ärger zu ersparen, denn meist sind die Fehler die auftauchen immer dieselben.Gerade bei der Erstellung von Artikeltexten mit .html haben sich schon oft Fehler eingeschlichen. Dies macht man , um z.B. in seinem Onlineshop später auch alle Formatierungen ( Aufzählungszeichen, Absätze, Umbrüche etc ) abzubilden, und nicht nur einen schnöden Fliesstext. Meist bereitet man diese .hmtl Dateien in Dreaweaver oder einem anderen HTML-Editor vor. Nachdem man diesen .html Quelltext dann in die Excel Tabelle eingefügt hat, können sich aber schon Fehler eingeschlichen haben. Bei den nachfolgenden „Fehlern“ gilt:
Es kann Fehler geben, muss aber nicht !!!
[bearbeiten] Das Semikolon
Da das Semikolon oft als Trennzeichen benutzt wird wie weiter oben berichtet, kann es nun sein , das wir versehentlich in den z.B. Artikeltext aus irgendwelchen Gründen ein Semikolon mit reingeschrieben haben. Nun ist natürlich das Problem, das das Programm oder besser die Datei ja nicht weiss , das es nur als normales Trennzeichen gedacht war. Es wird angenommen, das es hier für ein Feldtrennzeichen steht…. Besser ist also , wenn man sofern ein Fehler auftritt die Zelle oder Spalte in der man dieses vermutet in Excel oder Open Office ( Calc ) mit der „Suchen Funktion“ ( meist <Strg+F> ) selektiv durchsucht und diese mit „Suchen&Ersetzen“ gegen ein anderes Zeichen austauscht. Sollte das alles zu unübersichtlich sein , kann man die .CSV Datei auch gerne im Windows Editor öffnen um so den Fehler zu suchen. Auch hier gibt es die „Suchen&Ersetzen“ Funktion. [bearbeiten] Die Anführungszeichen
Da der Text in der Regel in Anführungszeichen geführt wird , kann es ab und an Probleme geben. Nehmen wir mal an wir verkaufen z.B.Lautsprecher die in der Regel in Zoll angegeben werden (bei Fahrrädern dürfte es ähnlich sein ) so werden die Grössenangaben normalerweise als Anführungszeichen abgebildet ( „ ) . Dies ist durchaus üblich…Vermeiden kann man das ( denn man möchte ja nicht auf diese gewohnte Optik des Artikels verzichten) indem man statt eines Anführungszeichens zwei Hochkommazeichen nimmt. Nun kann ein Programm das mit .csv Dateien arbeitet diese Zeichen nicht mehr verwechseln. Aus meiner Erfahrung heraus , habe ich so viele Probleme vermieden. [bearbeiten] Die (unsichtbaren) Tab-Zeichen [bearbeiten] Dezimalkomma und Dezimalpunkt
CSV ist leider nicht komplett definiert - und so ist es auch nicht festgelegt, ob eine Zahl mit einem Dezimalpunkt oder mit einem Dezimalkomma von den Nachkommastellen abgegrenzt wird. Was das bedeutet, merkt man schnell, wenn die Preise nach dem Artikelimport nicht mehr stimmen. Selbst Excel lädt eine korrekte CSV-Datei falsch…?
Das Problem ist, dass das Komma in Deutschland als Dezimaltrenner verwendet wird und evtl. bei großen Zahlen ein Tausendertrennzeichen verwendet wird - der Punkt. In anderen Ländern wird der Punkt als Dezimaltrenner verwendet, dafür ein Anführungszeichen oder sogar das Komma als Tausendertrennzeichen angewandt. Dies führt natürlich dazu, dass die Zahlen verschieden sind - je nachdem, aus welchem Land die Datei stammt.
Eine 'falsche' CSV-Datei kann also korrekt in Excel eingelesen werden, wenn man in der Systemsteuerung die Landeseinstellungen entsprechend anpasst. Für CAO müsste die Datei wohl konvertiert werden. Das geht dann über diese Kette:
Landeseinstellungen verstellen Import von CSV nach Excel Landeseinstellungen richtig einstellen Export von Excel nach CSV...
[bearbeiten] Tipps und Tricks
Man sollte vorher eine Datensicherung machen, damit man bei fehlgeschlagenen oder nicht optimalen Imports (evtl Feldzuweisungen vergessen?) wieder auf den Zustand davor aufsetzen kann. CAO bietet an, diese Datensicherung noch vor dem Import automatisch durchzuführen. Bevor man etwas importiert empfiehlt es sich einen Testmandanten anzulegen, um zu üben. Es besteht immer die Möglichkeit das man einen Fehler macht und hinterher z.b.5000 Artikel falsch importiert. Diese müssen dann direkt in der Datenbank wieder gelöscht werden. Man kann sich vorher einmal eine komplette Übersicht der Felder die zugewiesen werden können ansehen. Manche Felder lassen sich ( leider ) nicht ( bzw. noch nicht ) importieren. Teilweise kann man dann zwar direkt in die Datenbank importieren, was aber generell nur geübten und fortgeschrittenen Usern empfohlen wird, um Datenbankinkonsistenzen zu vermeiden.